Zur Auswahl neuer Lieferanten oder Beurteilung bestehender Lieferanten werden Lieferantenaudits durchgeführt. Durch das Lieferantenaudit vor Ort können Erkenntnisse gewonnen werden, ob die Voraussetzungen für eine zukünftige Zusammenarbeit oder eine Ausweitung der Zusammenarbeit gegeben sind. Häufig werden Lieferantenaudits aber auch initiiert, weil bei dem betroffenen Lieferanten zunehmend Qualitätsprobleme/Reklamationen aufgetreten sind. Ein Lieferantenaudit dient aber auch dazu, die Prozesse beim Lieferanten besser zu verstehen, Schlüsselpersonen persönlich kennenzulernen und die Erwartungen beider Parteien besser abzugleichen. Häufig werden in Lieferantenaudits aber auch Defizite der eigenen Organisation ersichtlich. Denn wenn der Lieferant nicht die richtigen Vorgaben und Informationen zur Verfügung gestellt bekommt, dann ist in der eigenen Organisation zu prüfen, wie dies zukünftig sichergestellt werden kann
Definition Lieferantenaudit:
Ein Lieferantenaudit ist ein systematisches, unabhängiges und dokumentiertes Vorgehen, zur Erlangung von Auditnachweisen und deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, in wie weit die Anforderungen erfüllt sind.
Ziele von Lieferantenaudits:
- Überprüfung ob die von der Organisation vorgegebenen Vorgaben erfüllt werden und ob diese den entsprechenden Stellen bekannt sind
- Überprüfung ob sich der Lieferant an die Standards, nach welchen dieser zertifiziert wurde, hält (z.B. ISO 9001, ISO/TS 16949, ...)
- Überprüfung ob der Lieferant sich an gesetzliche und behördliche Auflagen hält
- Herausfinden ob die Prozesse effektiv und effizient sind zur Erfüllung der Anforderungen
- Herausfinden welche Verbesserungsmöglichkeiten und Potentiale bestehen (für beide Parteien)
- Kennenlernen der Prozesse und Umgebungsbedingungen beim Lieferant vor Ort zur Verbesserung der gegenseitigen Erwartungen
- Verbesserung der Kommunikation beider Parteien
Vorgehen zur Durchführung eines Lieferantenaudits:
-
Auditauftrag und Auditablauf festlegen
-
Auditor(en) festlegen
-
Auditcheckliste erstellen/zusammenstellen
-
Übersendung der Auditcheckliste an die zuständige Person beim Lieferant
-
Termin und Zeitablaufplan gemeinsam vereinbaren
- Audit durchführen
-
Eröffnungsgespräch und kurzer Rundgang
-
Auditcheckliste durchsprechen
-
Audit laut Zeitablaufplan durchführen und Auditaufzeichnungen dokumentieren
-
Auditergebnisse zusammenfassen
-
Auditergebnisse bekanntgeben (Feedback geben: was ist gut / was ist verbesserungsfähig)
- Audit nachbereiten
- Auditbericht erstellen und ggf. intern durchsprechen
- Auditbericht an Lieferant übersenden
- Rückmeldung von einzuleitenden Korrekturmaßnahmen bewerten
- Umsetzung eingeleiteter Korrekturmaßnahmen überwachen und dokumentieren
- Ggf. Nachaudit durchführen
Wichtige Voraussetzungen für den Lieferantenauditor:
Der Lieferantenauditor sollte ...
- ... fair, wahrheitsliebend, aufrichtig, ehrlich und diskret sein
- ... bereit sein, alternative Ideen oder Standpunkte zu erwägen
- ... ausdauernd und auf das Erreichen von Zielen fokussiert sein
- ... rechtzeitig Schlussfolgerungen basierend auf logischem Denken und auf der Grundlage von Analysen ziehen können
- ... selbständig handeln und während effektiver Interaktion mit anderen agieren können