Die Prozessanalyse dient dazu vorhandene Geschäftsprozesse zu analysieren und wenn möglich zu verbessern. Hierdurch sollen die Betriebsergebnisse verbessert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Besonders bereichsübergreifende Geschäftsprozesse mit entsprechenden Schnittstellen beinhalten oft nicht unerhebliche Verbesserungspotentiale. Meist fehlt jedoch die Zeit und die Systematik um Geschäftsprozesse wirksungsvoll zu analysieren und nachhaltig zu verbessern. Doch gerade in der heute doch schnelllebigen Welt, wo Produkte und Prozesse immer komplexer werden, macht eine regelmäßige und zielgerichtete Analyse der Geschäftsprozesse notwendig.
Was ist ein Geschäftsprozess:
Unter dem Begriff Geschäftsprozess versteht man:
- Funktions- und/oder bereichsüberschreitende Tätigkeiten
- Verkettete wertschöpfende Tätigkeiten
- Sie erzeugen von Kunden/Anspruchsgruppen erwartete Leistung
- Sie setzen interne Strategien und Ziele wirtschaftlich um
Schritte einer Prozessanalyse:
Eine Prozessanalyse erfolgt in der Regel im Rahmen nachfolgender Schritte:
1.Prozess auswählen:
Zunächst gilt es den Geschäftsprozess auszuwählen, welcher analysiert und verbessert werden soll. Indikatoren für die Auswahl können z.B. sein:
- Hohe Fehlerrate
- Lange Durchlaufzeit
- Niedrige Produktivität
- Hohe Unzufriedenheit der Prozessbeteiligten
- Kritische Prozesse
2.Team bilden:
Ein Team welche den Prozess analysieren und verbessern soll ist zu bilden. Nachfolgende Personen sollten hierbei mitwirken:
- Prozessverantwortlicher (sofern vorhanden) oder Abteilungsleiter
- Funktionen, welche an dem Prozess mitwirken bzw. Tätigkeiten ausführen
- Moderator, welcher das Vorhaben leitet und steuert (ausgerüstet mit Methoden- und Sozialkompetenz)
3.Prozess dokumentieren bzw. modellieren:
Als nächstes gilt es den Prozess im Team zu modellieren. Hierbei ist gemeint die einzelnen Tätigkeiten und Informationen vom ersten Input bis zum letzten Output transparent zu machen. Falls bereits eine entsprechende Prozessbeschreibung vorhanden ist, so kann diese auch verwendet und falls notwendig ergänzt werden. Nachfolgende Informationen müssen am Ende zur Verfügung stehen:
- Was sind die Prozesseingaben (Inputs)
- Was sind die Prozessergebnisse (Outputs)
- Womit realisiere ich den Prozess (Equipment, Betriebsmittel, ...)
- Welche Tätigkeitsschritte werden durchlaufen
- Welche Funktionen sind an dem Prozess beteiligt und welche Fähigkeiten sind notwendig
- Mit welchen Indikatoren wird der Prozess gemessen (z.B. Prozesskennzahlen)
- Wie wird der Prozess gesteuert (Prozessvorgaben und -standards)
4.Prozess analysieren:
Nun gilt es den Geschäftsprozess zu analysieren. Hierbei können die einzelnen Tätigkeitsschritte in z.B. nachfolgende Kategorien eingeteilt werden:
- Wertschöpfender Tätigkeitsschritt (Grün)
- Wertermöglichender Tätigkeitsschritt (gelb)
- Nicht wertschöpfender Tätigkeitsschritt (rot)
Weiterhin gilt es die Risiken im betrachtenden Geschäftsprozess zu ermitteln. Was ist bereits passiert und was kann möglicherweise in der Zukunft passieren.
5.Verbesserungsmaßnahmen festlegen und umsetzen:
Aus der Prozessanalyse resultierende Verbesserungsmaßnahmen werden im Team festgelegt (inkl. Termin und Verantwortlichkeit) und zeitnah umgesetzt. Der Prozessverantwortliche überwacht die Maßnahmenumsetzung.
6.Prozess absichern/stabilisieren:
Nach Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen gilt es nun den Prozess abzusichern. Damit ist gemeint, den erreichten Zustand zu erhalten. Notwendige Schritte hierbei sind:
- Aktualisierung der Prozessstandards (Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Parametervorgaben, Formulare/Checklisten, etc.)
- Unterweisung/Schulung der Prozessbeteiligten in den neuen Standards
- Überprüfung des Prozesses im Rahmen eines Audits zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. nach 3 Monaten)
Nützliche Methoden zur Unterstützung:
>> Turtle-Methode (hilfreich bei der Prozessanalyse)
>> Ishikawa-Diagramm (hilfreich bei der Ursachen-/Risikoermittlung)
Unsere Dienstleistung(en) zum Thema: