Eine Prozessdokumentation/Prozessmodellierung dient der Festlegung aller relevanten Aktivitäten einer Organisation die in einzelnen Prozessen zusammengefasst werden. Hierbei wird der top-down Ansatz gewählt. Durch Festlegungen entstehen Standards und Spielregeln in der Organisation, welche für Klarheit und Robustheit sorgen. Nur durch eindeutige Standards kann die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen sichergestellt werden.

Generelles Vorgehen:

1. Identifizierung der vorhandenen Prozesse:

Welche Prozesse haben wir in unserer Organisation und wie benennen wir diese. Hilfreich ist hierbei eine Zuordnung der identifizierten Prozesse zu einzelnen Prozessgruppen wie z.B.:

• ŸFührungsprozesse
• ŸKernprozesse
• ŸUnterstützungsprozesse
• Das Ergebnis der Prozessidentifizierung fasst man klassisch in einer Prozesslandschaft zusammen (am besten auf einer Seite dargestellt)
• Im Zuge der Prozessidentifizierung sollte dem jeweiligen Prozess ein Prozessverantwortlicher und ein Stellvertreter zugeordnet werden

2. Festlegung der einzelnen Prozesse:

• Hierbei ist gemeint die einzelnen Aktivitäten im jeweiligen Prozess festzulegen. Hilfreiche Fragestellungen sind hierbei:
• ŸWas ist der erste Input und was ist der letzte Output (= das Prozessergebnis)?
• ŸWelche Tätigkeitsschritte werden benötigt?
• ŸIn welcher Abfolge müssen die Tätigkeitsschritte erfolgen?
• ŸWer ist für die Ausführung der jeweiligen Tätigkeitsschritte verantwortlich (in der Regel mit der Funktion benannt)?
• ŸWie ist der jeweilige Tätigkeitsschritt auszuführen (was ist hierbei zu beachten)?
• ŸWelche Hilfsmittel helfen bei der Ausführung der Tätigkeitsschritte (Tools, Formblätter, Checklisten, EDV, ...)?
• Die Modellierung der einzelnen Prozesse sollte von einem kompetenten Moderator geleitet und durch den Prozessverantwortlichen und den am Prozess beteiligten Personen begleitet werden
• Im Rahmen der Prozessmodellierung sollte parallel eine Prozessanalyse erfolgen und die herausgearbeiteten Verbesserungsmaßnahmen dokumentiert und vom Prozessverantwortlichen verfolgt werden

3. Implementierung in der Organisation:

• Die jeweiligen Prozessverantwortlichen sind nun für die Umsetzung bzw. Implementierung der erarbeiteten Standards verantwortlich. Hierbei kann nachfolgendes Vorgehen hilfreich sein:
• ŸInformationsveranstaltung für alle am betroffenen Prozess beteiligten Personen zwecks Vorstellung der Standards
• ŸCoaching der einzelnen Personen bei der Umsetzung der Vorgehensweisen
• ŸDurchführung von regelmäßigen Audits zur Sicherstellung des Reifegrades und Ermittlung weiterer Verbesserungspotenziale

4. Prozesse regeln und steuern:

• Informationen hierzu finden Sie unter >> Prozesskennzahlen

Unsere Dienstleistung(en) zum Thema:

>>Prozessmodellierung Beratung / Unterstützung

>>Prozessmodellierung Schulung / Coaching